A contratação de uma empresa especializada para reduzir a quantidade de arquivos físicos, neste caso do RH, traz diversas vantagens, como acesso remoto, simplificação de processos e conformidade com a LGPD


A transformação digital das empresas em todo o mundo foi acelerada com a chegada da pandemia em 2020, o que levou à prática do home office permanente em diversas empresas ou, ao menos de, de algumas áreas, além da adoção de um modelo de trabalho híbrido, no qual os colaboradores trabalham parte da semana no escritório e parte em casa. Além disso, a interação com os consumidores por meio de plataformas online também se intensificou.


Neste cenário, a Polishop, acelerou seu projeto de transformação digital, incluindo seu departamento de Recursos Humanos (RH). A iniciativa também abrange a mudança da sede para um prédio com uma planta mais moderna, além de desocupar um galpão com arquivos físicos. Para tornar as mudanças possíveis, a solução da área de RH foi contratar a Iron Mountain para fazer a guarda e armazenamento milhares de documentos de antigos colaboradores e digitalizar as fichas do pessoal ativo.


A escolha pela Iron Mountain para esse serviço se deveu ao fato de a empresa oferecer um leque de soluções completas, tanto para os arquivos físicos, quanto digitais. “Conversamos com outras empresas, mas elas não tinham a mesma capacidade da Iron Mountain de armazenamento, de segurança, não tinha um rol de clientes que pudesse nos respaldar e dizer que realmente era uma empresa segura”, explica Sandra Gindero, Gerente Geral de Recursos Humanos da Polishop.


Ela conta que antes da pandemia, a Polishop já tinha um projeto de digitalização tanto dos arquivos de colaboradores ativos quanto dos inativos. Porém, esse processo foi acelerado em 2020, pois algumas áreas ficarão em home office permanente, como o Call Center, o SAC e algumas pessoas dos times contábil e fiscal. Durante a pandemia, esses colaboradores se adaptaram rapidamente ao novo estilo de trabalho até aumentaram a produtividade, pois ganharam muito em qualidade de vida, ao não gastarem horas no transporte todos dos dias, por exemplo.


Mas juntamente com a adoção do modelo de trabalho remoto, surgiu a necessidade de encontrar novas soluções para que os colaboradores tivessem acesso aos dados da empresa de forma online. A plataforma de armazenamento em nuvem da Iron Mountain tem capacidade de digitalizar e arquivar grandes acervos, com milhares de documentos e facilitar o acesso online a esses dados. A plataforma utiliza Inteligência Artificial e Machine Learning para classificar conteúdos físicos e digitais, como documentos em papel, áudio e vídeos.


“Geralmente, um prontuário físico de RH tem entre 30 e 40 páginas, mas não é possível acessar esse documento em home office, pois ele fica arquivado dentro de uma sala. Para simplificar este processo, transformamos o documento físico em um arquivo eletrônico, que passa a ser acessível remotamente. Dessa forma aceleramos um processo que poderia levar alguns dias, que agora pode ser feito com poucos cliques num painel de controle online”, explica Orlando Souza, presidente da Iron Mountain Brasil.


“Por causa da nossa experiência, muitas empresas que estão na nossa base de clientes passaram a utilizar nossas soluções para acelerar a migração dos seus ativos para o meio digital. Não por acaso, 40% dos novos projetos de 2020 foram de soluções digitais”, complementa Orlando Souza.


Conformidade com a LGPD


Na plataforma online da Iron Mountain é possível especificar diferentes níveis de acessos às informações para os usuários, preservando dados pessoais como número de CPF ou endereço, que podem aparecer na tela com uma tarja preta, dependendo do usuário.


“A questão da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) foi outro fato importante, pois com a digitalização da Iron Mountain, teremos os arquivos guardados de forma mais segura e com senhas para quem realmente deve ter acesso à documentação arquivada, então os dados não ficam expostos”, conclui Sandra Gindero.