O sistema implementado se baseia em análises e dashboards para auxiliar na tomada de decisão, proporcionando acesso imediato às informações estratégicas da organização


Amadurecimento da gestão, maior escalabilidade e uma visão abrangente do desempenho da empresa foram os principais destaques da implementação da plataforma BIMachine na Keko.


Proporcionando acesso imediato às informações estratégicas da organização, independente de porte ou segmento, o BIMachine é um sistema que se baseia em análises e dashboards para auxiliar na tomada de decisão.


No caso da Keko Acessórios, como explica Liliam Mantovani, supervisora de Marketing da empresa, já existia a ideia de usar dados para tomar decisões, porém, as planilhas atrapalhavam o processo. “Tínhamos muitas planilhas e cada departamento possuía os seus arquivos, ou seja, a principal discussão era sobre qual número estava certo”, revela.


O cenário – comum em empresas que não possuem soluções tecnológicas como o BIMachine, foi transformado com a implantação da plataforma. “Existe a impressão de que o BI vai substituir o profissional que preenche as planilhas, mas é muito mais do que isso, pois modifica a cultura e a forma como as pessoas fazem a gestão”, acrescenta.


Liliam conta que uma das maiores frustrações da Keko era a dificuldade em fazer com que os vendedores trabalhassem por meta de venda. “Quando implantamos o BI e os dados foram unificados e expostos, isso começou a acontecer naturalmente. Ou seja, quando se tem toda equipe olhando para o mesmo número, a mudança vem de forma orgânica”, explica.


O analista de TI da empresa, Itamar Gomes, que também fez parte da implementação do projeto, conta que o uso do Excel passou a ser muito pequeno a partir da nova ferramenta. “Acreditamos que as planilhas manuais podem ser usadas apenas como ferramenta de apoio, pois as informações distintas entre as áreas sempre foram um problema. Aliás, tivemos que olhar para o ERP de novo e fazer uma checagem de todas as informações antes de trazer os resultados de BI”, acrescenta.


A supervisora de Marketing completa ainda que quando a cultura da empresa se modifica, a organização por completo começa a pensar da mesma forma. “Outro problema frequente era referente à classificação do mix de produtos, visto que cada setor usava uma nomenclatura que fazia mais sentido para a sua área. Então, os números nunca batiam. Sendo assim, perdíamos muito tempo com questões de padronização”, conta. Com o BIMachine, as nomenclaturas passaram a ser da empresa, não mais de cada departamento.


A segunda fase do projeto aconteceu depois da implementação do BI, ou seja, quando a Keko já podia se considerar uma empresa orientada à dados. “Começamos substituindo as planilhas que mandávamos diariamente, ficamos um tempo nesse processo. Acredito que de um ano e meio para cá, as coisas tomaram outra proporção. Começamos a trabalhar mais as metas de vendas, o extrato do cliente e direcionar todas as construções sempre voltadas ao resultado. Antes de criar uma tela na plataforma nos perguntamos o que precisamos encontrar ali”, diz Liliam.


Vale ressaltar que antes de implementar uma plataforma como o BIMachine, é quase impossível mensurar o custo de vários gestores em uma sala debatendo quem tem o número correto. “Não precisamos mais passar semanas cruzando dados feitos em Excel. Hoje não existe mais isso na Keko. Todo dia o número é aferido e exposto. Quando chegamos à reunião, todos já aferiram e validaram aquele número”, complementa Gomes.


Além disso, Liliam e Itamar foram unânimes quanto à relevância de ter as informações sobre os clientes em mãos antes das visitas de vendedores. “Com o mobile configurado para os vendedores, eles têm acesso à vida do cliente na empresa. A partir daí, já chegam às reuniões muito mais estruturados e seguros para gerar negócios e ganhar escala”, diz o especialista em TI.


O BIMachine integra os dados de todos os sistemas e realiza a conexão entre eles. Ademais, a plataforma é composta de um portal Web, app Mobile, ferramentas de suporte, gestão e infraestrutura – todos por computação em nuvem, compatíveis com qualquer tamanho ou estrutura organizacional, permitindo o desenvolvimento ágil de soluções analíticas completas, voltadas a diferentes segmentos de mercado.