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Vivara automatiza gestão de serviços para colaboradores

Por: Redação, ⌚ 18/02/2022 às 11h06 - Atualizado em 18/02/2022 às 17h41

Com a implementação, foi possível reduzir o volume de e-mails, ter controle dos SLAs das atividades, além dos indicadores disponíveis em tempo real


A Vivara deu um passo importante na jornada de transformação digital ao automatizar a gestão de serviços por meio da solução SoftExpert Suite. A implementação faz parte de uma série de automações e integrações em desenvolvimento que visam otimizar a experiência dos mais de três mil colaboradores da companhia, permitindo o acesso às principais demandas internas em uma única plataforma.


A rede que já utilizava a suíte para  gestão de documentos, confiou na SoftExpert como uma parceria no processo de transformação digital. Inclusive, este foi um dos diferenciais para a escolha da solução destacados pela Coordenadora de Eficiência da companhia, Tabata Kijotoki.


“Identificamos que a solução reunia diversas funções em uma única ferramenta e que ela se adequa bem às estratégias do nosso negócio e às necessidades do dia a dia, além do seu custo ser mais atrativo, se comparado aos demais players de mercado”, ressalta.


Processos mais enxutos e transparentes


Um dos desafios que a companhia buscava solucionar com a implementação do sistema era reduzir a quantidade de e-mails que circulam entre as áreas corporativas e as lojas, além de melhorar a rastreabilidade dos processos. “Nosso principal objetivo com as automações é facilitar o dia a dia do colaborador no acesso às informações e também a liderança, permitindo que boa parte do tempo antes despendido com atividades operacionais seja dedicado para atividades estratégicas”, pontua.


Segundo Tabata, com os processos de negócio e a gestão dos serviços automatizados foi possível melhorar a rastreabilidade das informações, aumentar a produtividade e o controle dos indicadores. “Os ganhos são muitos. Com a implementação da ferramenta conseguimos reduzir o volume de e-mails, ter controle dos SLAs das atividades, indicadores disponíveis em tempo real, dashboards customizados de acordo com a necessidade e padronização dos processos”.


Colaboradores familiarizados com a ferramenta


A coordenadora da Vivara destaca a preocupação da SoftExpert em poder proporcionar uma melhor usabilidade da ferramenta, sentimento compartilhado pela companhia, que tem realizado ações para que os colaboradores conheçam mais a ferramenta e se familiarizem com os processos, para tornar a jornada do usuário mais interessante e fácil dentro da solução.


“Em 2021, tivemos um aumento de aproximadamente 80% de solicitações e processos transacionados na ferramenta, se comparado a 2020, este é um indicador muito importante e que nos traz a certeza de que estamos no caminho certo”, afirma Tabata Kijotoki.


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