A RD, rede de drogarias do Brasil e da América Latina, com mais de 1.554 lojas em 19 Estados, adotou o OfficeTrack para apoiar as atividades de campo das áreas de Prevenção e Perdas, Auditoria Financeira e Engenharia de Manutenção.
De acordo com Antônio Carlos Coelho, vice-presidente de Finanças, a adoção de um aplicativo de Mobile Workforce Management (MWM) está alinhado com valores essenciais da empresa, como eficiência e inovação. “Observamos ganhos importantes de agilidade e qualidade na realização dos trabalhos em função da facilidade de uso da ferramenta e experimentamos melhorias significativas de processos e resultados nas diversas áreas onde o app foi utilizado”.
Criada em novembro de 2011, a partir da fusão entre Raia S.A. e Drogasil S.A, a RD teve um faturamento de R$ 11,8 bilhões em 2016. Para controlar um negócio de varejo dessa magnitude, boa parte das áreas da RD precisam ir à campo, estar nas lojas para garantir sempre a melhor experiência para o cliente e que as boas práticas de gestão continuem a ser utilizadas em cada ponto do negócio. Essa exigência fez com que a RD buscasse uma solução de software para apoiar suas atividades externas.
Prevenção de Perdas – de 80 para 700 visitas no ano
O trabalho do departamento de Prevenção de Perdas da RD, por exemplo, é obrigatoriamente fora das quatro paredes do corporativo; tem que ser desempenhado nas farmácias. João Carlos Rocha da Silva, gerente da área, e equipe realizam visitas de inspeção e assessoria junto às mais de 1.550 farmácias para fazer inventário, identificar pontos fracos, desde produtos vencidos até fraudes. A assessoria aponta os problemas e já indica como se adequar, adotando as melhores práticas.
Neste ano, o time de Prevenção de Perdas adotou o OfficeTrack e se livrou definitivamente dos relatórios em papel. João Carlos conta que a cada visita, seus técnicos eram obrigados a levar um calhamaço de papel onde constava um check-list de quase 100 itens. Após a visita, voltavam para o escritório para passar as informações para o Word e só então enviar aos interessados dentro do workflow planejado. Com isso, realizavam duas visitas por semana. “O processo era longo, cansativo e pouco eficaz”, reconheceu o gerente. “Precisávamos automatizar urgentemente, foi quando nos indicaram a consultoria da 3CON, que nos apresentou o OfficeTrack”, conta.
De acordo com Rocha, no processo anterior, sua equipe fazia cerca de 80 inspeções e assessorias em um ano. Agora, com a ajuda do aplicativo, esse número subiu para 700. Todos os itens do relatório estão dentro do OfficeTrack e, com um tablet em mãos, alguns cliques e mais as fotos do local, o relatório está pronto e só dar o ‘send’ para que a corporação tenha acesso à informações estratégicas.
Auditoria financeira – agilidade e informação em tempo real
Na área de Auditoria Financeira, coordenada por Denise Cardoso Credidio Correa, o uso do aplicativo trouxe os mesmos ganhos. Com uma equipe bastante otimizada de seis pessoas, eles percorrem o país fazendo auditoria nas lojas, diariamente e de forma aleatória. Checam procedimentos, valores do caixa, cofre, notas fiscais, entre outras etapas do processo financeiro. Os relatórios que, anteriormente, eram feitos em papel, agora estão dentro do aplicativo, e alimentam o ERP da RD, além de que é enviado em tempo real para os gerentes regionais.
“Tudo está dentro do OfficeTrack, incluindo o check-list que batemos com o gerente da loja e as fotos que tiramos das notas fiscais e de alguns procedimentos. Temos um cronograma e podemos realizar 10 visitas por dia com os seis recursos na rua. Com certeza, o OfficeTrack no deu agilidade e informação online. É amigável e trabalha off-line muito bem e podemos acompanhar tudo via web”, relatou Denise.
Engenharia e Manutenção – integração com prestadores de serviço e fornecedores
A terceira área que atesta um ganho real em suas atividades externas com a adoção do app é a de Engenharia/Manutenção, que responde por todo o controle e gestão de reformas e reparos da infraestrutura física das farmácias. Os desafios são imensos, já que são mais de 1.550 pontos espalhados pelo país e que precisam estar com suas instalações em perfeito estado. Luiz Henrique Oliveira, gerente de Engenharia de Manutenção – e seu time de 7 pessoas, mais um coordenador e um analista – são responsáveis por todo processo de reparos e coordenam cerca de 200 reformas por ano.
Oliveira explica que sua equipe realiza visitas preventivas a cada dois meses para evitar a depreciação dos imóveis, além do acompanhamento in loco das reformas. “Com um tablet e o OfficeTrack, nossos técnicos checam cada detalhe do prédio e das instalações. Havendo a necessidade de reparos — detectada nas visitas ou comunicada pelos gerentes das lojas — já emitimos uma ordem de serviço através do aplicativo para 20 empresas parceiras cadastradas. Assim, tudo fica bem transparente e muito mais ágil”, resumiu.
Ele conta ainda que através do aplicativo acompanham a evolução das reformas e vinculam o processo de pagamento de fornecedores a esse monitoramento. “O OfficeTrack trouxe velocidade, maior produtividade, gera evidências e controle de forma padronizada; tudo através de um único sistema. Trouxe um dinamismo bem legal, pois podemos consultar o andamento de reparos e reformas e liberamos os pagamentos assim que os trabalhos são concluídos e aprovados”, revelou.
Os executivos concordam que a ferramenta de MWM foi a resposta para a maioria dos desafios que enfrentavam em campo, e a evolução, no curto prazo, será um incremento no uso do aplicativo. “Queremos ampliar ao máximo a automação e controle das atividades de campo, para isso já estamos estudando desenvolver novas funcionalidade dentro do OfficeTrack”, finalizou Luiz Henrique Oliveira.
