A Impar Participações S/A, um dos maiores grupos de gestão de Saúde Empresarial do Brasil, escolheu o software de gestão orçamentária e de performance PLANO, da AllStrategy, para consolidar informações de suas cinco empresas em mais de 200 centros de custos. Atualmente são 40 mil lançamentos contábeis mensais, processados pelo software, que atendem aos requisitos de qualidade total do grupo e interagem com os planejamentos anuais.
Com interface intuitiva e performance extremamente rápida, o sistema substituiu as apresentações em PowerPoint que ainda faziam parte da rotina empresarial. Hoje, o grupo usa os módulos do software para projeções de folha, de balanço, plano de ação, acompanhamento de indicadores, dashboards, justificativas e acompanhamento de investimentos. “Somos 41 usuários do software e a maior unidade de negócios é o GSI que faz gestão dos ambulatórios, com mais de 800 colaboradores. Nesta empresa temos 16 usuários do Plano”, diz Janete Anelli, diretora Financeira do Grupo Impar.
“O grande impacto do projeto foi cultural. O processo de treinamento, nivelamento de conhecimento, centralização de informações, baseado no PLANO, trouxe confiança e transparência aos números, proporcionando um ambiente de análise de negócios que possibilita a verificação de margens de contratos, reestruturação de serviços que representam grandes gastos na corporação, reformulação no quadro de pessoal corporativo e redesenho dos processos”, conta ela. Os gestores também passaram a ser cobrados pelas justificativas formais de suas alçadas e em elaborar planos de ação realistas.
Além disso, houve um grande impacto na redução de custos e despesas. De acordo com Janete, “neste cenário interno desfavorável, onde as vendas são impactadas pela oscilação da economia, a maior gestão foi interna, na revisão de processos e de custos, e na estruturação do quadro de pessoal. A empresa cresceu em Receita de Vendas, mesmo com a crise, e ainda conseguiu otimizar suas margens.”
Jornada de transformação
O projeto de implantação na empresa foi muito rápido. Contou com um usuário chave e durou exatamente 55 dias entre o primeiro treinamento e a abertura do preenchimento no software. O planejamento 2016 foi integralmente elaborado no PLANO. A equipe de implementação incluiu duas pessoas da AllStrategy e três do Impar, da área de Controladoria e, entre os desafios da empreitada, estavam a criação da cultura de acesso ao software, além de acabar com controles paralelos, unificar termos e nomenclaturas e ainda nivelar o conhecimento dos gestores.
Frequentemente, são incluídas novas atualizações na ferramenta. Um exemplo foi a parte de realizado de Folha, incluído no PLANO na última atualização. “Implantamos em abril e treinamos os usuários a utilizar a funcionalidade que permite avaliar o Orçado versus Realizado, por colaborador”, conta.
Segundo o Grupo Impar, o sistema foi a única ferramenta que demonstrou flexibilidade em atender a tantos tipos de mão de obra (horista e mensalista), sindicatos (mais de 100) e eventos de folha (45 eventos cadastrados). Ao todo são mais de 1.500 colaboradores espalhados em mais de 200 centros de custos.
Segundo Janete, uma grande deficiência interna era a descentralização e a falta de casamento entre as informações que circulavam na empresa. “A ferramenta foi crucial neste processo, pois além de ser rápida e de fácil entendimento (intuitiva), é muito confiável. Arquitetar toda esta estrutura, dentro do PLANO, foi trabalhoso, porém altamente produtivo. Os gestores passaram a ter conhecimento de todas as verbas que afetam a folha, de todas as movimentações de colaboradores, do impacto dos acordos coletivos de trabalho (são mais de 100) e, com isto, passaram a gerenciar de forma muito mais clara as equipes internas e terceirizadas”, finaliza.
