O Ghanem Laboratório contratou solução da SoftExpert para automação e aprimoramento de processos de negócio, conformidade regulamentar e governança corporativa, para otimizar a gestão de seus documentos. Com o SE Document, a empresa busca a segurança e  gestão total da documentação, aumento da produtividade operacional e estar em conformidade com certificações da qualidade.

O Grupo conta com os laboratórios Ghanem, Ghanem Mulher, Ghanemzinho e Laboratório Popular. O Ghanem é o segundo maior Laboratório de Análises Clínicas de Santa Catarina, atuando em  Garuva, Itajaí, Itapoá, Joinville e São Francisco do Sul. E, logo estará atuando em Balneário Camboriú e Itapema. Mensalmente são atendidos quase 40 mil clientes na rede, com a realização de 280 mil exames. Segundo Yana Lissarassa, do processo Gestão da Excelência, o software projeta ganhos expressivos em produtividade.

“Antes da implantação do SE Document, tínhamos o controle das validades dos documentos de forma eletrônica e o envio aos profissionais responsáveis pela revisão; mas o monitoramento dos vencimentos e a cobrança dos prazos continuavam sendo realizados de forma manual. Com a solução, já percebemos a otimização na gestão de documentos, aumento de produtividade operacional e o controle total da documentação em todo o seu ciclo de vida”, avalia Yana.

Atualmente a ferramenta é utilizada por 270 profissionais do Ghanem, nos processos pré-analítico, analítico, pós-analítico e também na área administrativa. A solução auxilia a organização no cumprimento das exigências da Norma PALC:2016 do Programa de Acreditação de Laboratórios Clínicos da Sociedade Brasileira de Patologia e Medicina Laboratorial, além de estar em conformidade com os requisitos da certificação ISO 9000.

“A automatização da gestão de documentos resultou num aumento de produtividade, principalmente para equipe responsável pela gestão e controle da documentação. Estamos conseguindo direcionar tempo e foco para outras atividades de gestão. Além disso, com uma gestão de documentos efetiva temos condições de assegurar a manutenção de nossa acreditação no quesito controle e gestão de documentos”, explica Ketrin Muller, coordenadora do processo Gestão da Excelência.

O sistema permite a auditoria de acesso sobre as ações executadas de visualização, inclusão, exclusão e impressão de documentos. Há mecanismo de segurança para restrição de cópia e impressão de documentos. Quando necessária a impressão para processos específicos, há controle do envio, recebimento e cancelamento de cópias com possibilidade de incluir marca d’água para identificação de cópia controlada na impressão de documentos.

“Temos, hoje, acesso à documentos de treinamento dos profissionais, garantindo que prazos e procedimentos fossem sempre alcançados. Hoje, todas as tarefas que envolvem o sistema de gestão de documentos são mais controladas, gerando maior satisfação e confiabilidade para nós usuários”, afirma Marli Bloemer, usuária da ferramenta no Ghanem.

Para o futuro, a organização pretende dar continuidade na automação dos processos de gestão, iniciando com as capacitações dos profissionais do laboratório e os relatórios de não conformidades preventivas e melhorias do sistema de gestão integrado.