Essa situação pode ser bem exemplificada quando se constata que muitos dos projetos de novos softwares e sistemas, quando concluídos e implementados, acabam por ser subutilizados, pois não atendem aos requisitos inicialmente previstos ou são compostos por funcionalidades que não adicionam valor aos negócios.

A partir desse panorama, uma corrente já em voga em muitos setores da indústria começa a se fortalecer também com aplicações e metodologias voltadas especificamente à área de Tecnologia da Informação: o conceito de Lean IT, ou TI enxuta.

“Esse conceito deriva das metodologias de Lean, filosofia que busca reduzir o desperdício ao eliminar dos métodos produtivos tudo o que não traz valor para o cliente. Desde a década de 90, ela vem sendo aplicada em diversos segmentos e desde 2005 vem ganhando forma na indústria de TI”, explica Aminadab Nunes, diretor de tecnologia da Ci&T.

Velocidade, simplicidade e flexibilidade

Não é raro que no desenvolvimento de novas soluções ocorra uma supervalorização de funcionalidades que não terão aplicação ao final do projeto ou que recursos previstos inicialmente não sejam mais prioridade para a empresa no momento em que esse processo é concluído.

Uma pesquisa realizada pelo Standish Group demonstra claramente essa situação. O estudo questionou os participantes acerca dos recursos geralmente utilizados em um sistema típico de TI. Os entrevistados apontaram que: 45% dessas funcionalidades nunca são usadas; 19% raramente são utilizadas; e apenas 7% são sempre usadas.

“Nesse cenário, o que a gente percebe é que vem ocorrendo uma maturação de quais seriam as ferramentas que implementariam o conceito de Lean IT e minimizariam esses gargalos. No nosso caso, passamos a utilizar a metodologia Ágil, que nasceu nos EUA e foi implementada através da solicitação de clientes internacionais”.

Diferentemente dos processos tradicionais, na metodologia Ágil, os projetos são entregues em fases e com maior frequência ao cliente. O intervalo entre as etapas de desenvolvimento nunca ultrapassam quatro semanas e os ajustes necessários são feitos diariamente. Além disso, o usuário está envolvido ativamente e pode acompanhar de perto e de forma contínua a evolução do trabalho.

“A metodologia é muito voltada para fatores como simplicidade, flexibilidade e velocidade. Levou três anos para que conseguíssemos utilizá-la em projetos de escala e agora convertemos 100% da carteira nesse método. Ao longo desse período, tivemos um salto de 45% de produtividade”.

Engenharia de valor

De acordo com Nunes, ao contrário das expectativas iniciais da Ci&T em encontrar um mercado cético em relação a proposta do conceito de Lean IT, a resposta dos usuários foi extremamente receptiva, especialmente por fatores como a redução do tempo médio de entrega de sistemas em produção, que caiu de oito meses para dois meses.

“A primeira coisa que chama a atenção dos clientes é fato da área de TI não passar três meses sem gerar valor. Outro apelo é uma chave chamada Engenharia de Valor. Eu começo discutindo o valor que o projeto quer entregar, o que o negócio precisa, não em termos de funcionalidade, mas sim, em relação à capacidade para que aquela demanda seja suprida”.

O executivo ressalta que a Engenharia de Valor é utilizada como o grande instrumento de controle durante a execução do projeto, pois ela promove o realinhamento de cada fase às prioridades de negócio do cliente, o que evita esforços desnecessários e retrabalho, já que as necessidades variam muito ao longo do desenvolvimento.

“Ao invés de elencar duzentas funcionalidades como acontece no processo clássico, eu identifico quinze business capabilities e foco nesses elementos no ciclo inicial de desenvolvimento. Ao mesmo tempo, eu dou flexibilidade para o cliente mudar os requisitos e eliminar coisas que vão mostrando não serem imprescindíveis ao longo da evolução do projeto”.

Mudança de perfil

Nunes ressalta ainda outros ganhos, como a maior rapidez na identificação de problemas, a redução de custos no desenvolvimento das soluções, a capacidade de acompanhar as demandas de negócio com mais agilidade e o aumento da transparência na gestão do processo, pois o cliente está envolvido em todas as fases do projeto.

Porém, o diretor da Ci&T destaca a mudança no perfil de responsabilidades da área de TI como maior diferencial proporcionado pelos métodos de Lean IT. Para ele, no processo clássico, durante o levantamento dos requisitos, esses profissionais são obrigados a prever todas as funcionalidades que o sistema deverá ter, pois sabem que se isso não for feito, eles serão cobrados na conclusão do projeto. 

“Ele é obrigado a refletir sobre um recurso que nem sabe se vai utilizar, ou seja, a adivinhar antes o que será o produto. A metodologia clássica tem muito disso, da área de TI se defendendo, do jogo onde você paga, fala tudo no começo e se estiver errado, paga mais porque falhou no levantamento dos requisitos”.

Nunes conclui afirmando que o grande gancho do Lean IT é executar a cada etapa o que vai gerar mais valor para o cliente. “Esse é um processo que estamos construindo e essa proposta de valor é o maior coeficiente de novidade e vantagem para os usuários”.