A Dedini adquiriu os módulos do Sped Fiscal e Contábil e os módulos para a geração dos livros fiscais e obrigações acessórias (responsabilidades que a empresa possui junto ao Fisco). “Antes de adquirir a solução Mastersaf, cada departamento da empresa mantinha o seu próprio controle em planilhas posteriormente unificadas em uma única área. Isso gerava insegurança porque os dados eram lançados manualmente, aumentando os riscos para a corporação”, explica Ariovaldo Cunha, gerente de auditoria da Dedini.

Depois da conclusão do processo de implementação, esses erros não ocorrem mais, uma vez que as informações serão extraídas diretamente do banco de dados Oracle, mesmo fornecedor do sistema de gestão da companhia. 

Anisia Toledo, gerente de contabilidade da Dedini, afirma que o principal desafio era de trabalhar numa única base de dados e eliminar os erros, garantindo a confiabilidade das informações. “A obrigatoriedade da lei nos proporcionou a transparência e a equipe da Aliz colaborou tanto em treinamento com cerca de 400 profissionais, tanto da operação, administração, diretoria e acionistas, quanto na implementação do software, unindo todas as áreas envolvidas, inclusive a TI e Segurança da Informação”, observa Anisia.

Ela conta que houve pouco tempo para se adequar às novas regras. O primeiro passo foi treinar as pessoas, workshops informando o que é o Sped e suas implicações, mapeamento dos processos e as suas devidas correções.

Em um segundo momento, a empresa – de olho no futuro – adquiriu os módulos acessórios do Mastersaf. “Neste momento, estamos implementando esse pacote na esfera Municipal. Isso permitirá no aumento da produtividade e redução de erros. Além disso, um dos fatores críticos é que o sistema atualizará automaticamente sobre as novas leis de cada Estado, em níveis municipais, estadual e federal. O retorno do investimento será a transparência para o Fisco, acionista e mercado (bancos, fornecedores) e a maior segurança para evitar futuras contingências, uma vez que estaremos atualizados com a legislação, gerando informações precisas”, observa Anisia.

O próximo passo será implementar a solução em outros segmentos de importância estratégica, como energia, siderurgia, mineração, óleo e gás, cimento, alimentos e bebidas em geral, e automação industrial. Atualmente, a companhia Possui 10 fábricas com 5 mil colaboradores, gerando um volume de 1.500 itens que são fabricados sob encomenda. “Esse também foi um fator decisivo na escolha do fornecedor, uma vez que era um grande desafio rodar um sistema em um universo tão heterogêneo”, diz Cunha.

Compromissos em dia
No segundo semestre de 2008, a Dedini passou por um processo de adequação ao novo Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Depois de avaliar outros fornecedores, como a Sincro – parceira fiscal da Dedini e da Oracle – a indústria de base optou pela Aliz por causa da agilidade na implementação. “Os profissionais da Aliz mostraram ter conhecimento profundo do assunto e total comprometimento com o projeto. Esses fatores foram decisivos para que contratássemos os serviços de consultoria da Aliz e adquiríssemos as tecnologias Mastersaf sugeridas por eles”, afirma Sérgio Leme dos Santos, diretor-presidente executivo da Dedini S/A  Indústrias de Base.

Como primeira ação, no final de 2008, a Dedini reuniu os acionistas da empresa em um evento para explicar as novas regras de gestão contábil e fiscal, destacando os benefícios que a escrituração digital traria para a companhia. Também foi realizado um treinamento de dois dias junto aos executivos dos níveis de diretoria, gerência e operacional para elucidar o tema Sped e, principalmente, conquistar o comprometimento de várias áreas da empresa, desde compras e vendas à RH, no projeto.  “O Sped envolve mais do que tecnologia e processos. Envolve, principalmente, mudança  de processos e mudança cultural, que são importantes fatores para o sucesso do projeto”, explica Santos.

A fase seguinte envolveu o mapeamento de onde buscar as informações para preencher os vários modelos de documentos fiscais e contábeis definidos no Sped. A estratégia proposta pela Aliz foi criar um grupo de trabalho com integrantes da área de TI, Contabilidade, Fiscal, Custos e usuários dos sistemas de informação que, apoiados pela experiência dos consultores da Aliz, achariam juntos o melhor caminho para desenvolveram métodos para garantir a qualidade das informações que são repassadas para o SPED.

Em meio ao trabalho de implantação do SPED Fiscal, a Dedini passou por outro desafio. Em abril de 2009, a empresa recebeu da Receita Federal uma intimação para, de acordo com a instrução normativa nº86, entregar em arquivos digitais informações referentes ao controle contábil. “Decidimos, então, repassar essa missão para a Aliz que, com sua equipe e a implantação do módulo IN86 da Mastersaf, foi capaz de atender a essa obrigação no prazo recorde de 40 dias”, ressalta Cunha.

Em paralelo, a Dedini não deixou de dedicar esforços para o SPED Contábil, que havia sido iniciado em janeiro e que também deveria ser entregue no final de junho, mesmo prazo da IN86. A Dedini implantou, então, o módulo da Mastersaf, gerou os arquivos referentes ao ano de 2008 e os enviou na data programada. A Aliz agora está treinando a equipe da Dedini para que ela própria gere os arquivos do SPED Contábil do ano de 2009.